Optimize your business through...OPTIMUM !   
Call now to find out how: 25587463


Συντήρηση Διαχειριστικών Συστημάτων (Υπεργολαβία, Outsourcing)

Αντέχουν οι μικρομεσαίες εταιρείες την πλήρη εργοδότηση ενός Υπεύθυνου Διαχείρισης του Συστήματος; 


Μπορούν οι Διευθυντές μικρομεσαίων εταιρειών αντί να είναι επικεντρωμένοι στους επιχειρηματικούς τους ρόλους, να ασχοληθούν με το Σύστημα Διαχείρισης; 


Δεδομένα 

Οι Κυπριακές μικρομεσαίες επιχειρήσεις που κατά κανόνα είναι οικογενειακές, απασχολούν συνήθως πολύ μικρό αριθμό ατόμων. Συνεπώς, όλος ο φόρτος λειτουργίας και ανάπτυξης της επιχείρησης επιβαρύνει κυρίως τον ιδιοκτήτη και κάποιο συγγενικό του πρόσωπο ή κάποιον υπάλληλο. 

Το σημερινό επιχειρηματικό κλίμα με τις μεγάλες αβεβαιότητες, τoυς συνεχώς περιοριζόμενους πόρους και τις διαρκώς αυξανόμενες απαιτήσεις, δημιουργούν συνεχή πίεση για αύξηση της απόδοσης των Παγίων της επιχείρησης και ένα νέο δίλημμα στη Διοίκηση της επιχείρησης που δεν υπήρχε στο παρελθόν: «την ανάθεση υπηρεσιών και εργασιών σε εξειδικευμένη εταιρεία».

Τι προσφέρουμε; 
Η Optimum παρέχει υπηρεσίες συντήρησης Διαχειριστικών Συστημάτων (Outsourcing). Με αμοιβαία συμφωνία με τον πελάτη, υπογράφεται για ένα ή δύο έτη συμβόλαιο Συντήρησης των Συστημάτων Διαχείρισης που εφαρμόζει ο πελάτης και το οποίο μεταξύ άλλων περιλαμβάνει: 

  • επιθεωρήσεις, 
  • έλεγχο εγγράφων, 
  • στατιστική ανάλυση δεδομένων, 
  • πρακτικά ανασκόπησης, 
  • επιχειρησιακό προγραμματισμό, 
  • εκπαίδευση και 
  • καθοδήγηση. 


Ο αριθμός των επισκέψεων μας προσαρμόζεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εταιρείας, ενώ η δαπάνη αποσβένεται κατά τη διάρκεια του έτους. 


Σαν Outsourcing υπηρεσιών Συντήρησης Διαχειριστικών Συστημάτων ορίζεται η ανάθεση των υπηρεσιών αυτών μιας επιχείρησης σε εταιρία που εξειδικεύεται στον τομέα. Η ανάθεση μέρους των εργασιών αυτών μιας επιχείρησης σε τρίτους, αποτελεί συχνό φαινόμενο εδώ και πολλά χρόνια. 


Οφέλη 
Ένα βασικό πλεονέκτημα της ανάθεσης συντήρησης των Συστημάτων Διαχείρισης σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι ότι μπορεί να οριστεί η απαιτούμενη έκταση των παρεχομένων υπηρεσιών. Εάν οι εργασίες εκτελούνται εσωτερικά, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο ως αδύνατο για μία μικρή επιχείρηση. Ο λόγος είναι ότι η ποιότητα του αποτελέσματος σε μία εταιρεία εξαρτάται από το προσωπικό που θα την εκτελέσει χωρίς να μπορεί να αξιολογηθεί. Εάν όμως ανατεθεί Outsourcing, η ποιότητα είναι απαίτηση, εύκολα ελέγξιμη, με οροθετημένες εργασίες και φυσικά αποτύπωση σε σύμβαση των υποχρεώσεων των δύο μερών. 

Άλλα οφέλη από αυτή την υπηρεσία είναι: 

  • Οικονομία διαχειριστικού χρόνου αφήνοντας την εταιρεία να εστίαση στους βασικούς επιχειρηματικούς της στόχους, 
  • Συνεχώς ενημερωμένο διαχειριστικό σύστημα, 
  • Καθορισμένες και προσυμφωνημένες δαπάνες, 
  • Ενίσχυση των διοικητικών πρωτοβουλιών της εταιρείας μέσω της εμπειρίας και εξειδίκευσης του συνεργάτης βοηθώντας έτσι και στον Επιχειρηματικό σχεδιασμό,
  • Μείωση κόστους, 
  • Μείωση υπερβολικών επενδύσεων, 
  • Αποδέσμευση κεφαλαίων για άλλες χρήσεις, 
  • Αύξηση της ευελιξίας, 
  • Διασπορά του κινδύνου, 
  • Πρόσβαση σε νέες τεχνολογίες, 
  • Συμπληρωματικοί πόροι και ικανότητες, 
  • Απόκτηση υπηρεσιών καλύτερης ποιότητας, 
  • Πρόσβαση σε έμπειρο προσωπικό, 
  • Αύξηση των εσόδων, 
  • Βελτίωση των υπηρεσιών. 


Μειονεκτήματα και περιορισμός τους 

Συχνά υπάρχει ο φόβος απώλειας του ελέγχου. H λύση για την αντιμετώπιση του κινδύνου αυτού είναι ο εξυπαρχής καθορισμός των ευθυνών της κάθε πλευράς. 


Επίσης υπάρχει ο φόβος της εξάρτησης από τον συνεργάτη. H λύση σε αυτή την περίπτωση είναι η συστηματική σύγκριση των συμφωνημένων υπηρεσιών με τις προσφερόμενες υπηρεσίες και ο καθορισμός διορθωτικών ενεργειών σε περίπτωση απόκλισης.

Άλλη αιτία φόβου αποτελεί και η προστασία δεδομένων. Το κλειδί για την αποφυγή του κινδύνου αυτού είναι η έγγραφη συμφωνία προστασίας των ευαίσθητων δεδομένων και πληροφοριών. Κάθε σοβαρή εταιρεία παροχής υπηρεσιών συντήρησης των Συστημάτων Διαχείρισης γνωρίζει ότι ο μη επαρκής σεβασμός της συμφωνίας οδηγεί σε ανεπανόρθωτη σπίλωση της φήμης της. 

Δίλημμα 
Το δίλημμα αυτό στον επιχειρηματία είναι η ερώτηση «Αξίζει τον κόπο να το έχω ενδοεπιχειρησιακά ή είναι καλύτερα να το αγοράσω σαν υπηρεσία; (Make or Buy)». Οι απαντήσεις στο δίλημμα αυτό για την κάθε εταιρεία φυσικά θα δοθεί ακολουθώντας την κλασσική διαδικασία διοίκησης έργου. 

Επιλογή συνεργάτη 
H επιλογή, πάνω απ' όλα, ενός δοκιμασμένου συνεργάτη που έχει αποδείξει τις ικανότητές του και έχει επιτεύγματα στο ενεργητικό του μπορεί να εκτοξεύσει την αποδοτικότητα της επιχείρησης ή του οργανισμού.

Φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος για υπηρεσίες Outsourcing